Documenten digitaal veiligstellen – versleuteld

Een goede back-up volgt eenvoudige regels: meerdere kopieën, op verschillende media, minstens één ervan op een andere plek. Onder professionals staat dit vaak bekend als de “3-2-1”-vuistregel – drie kopieën, twee verschillende soorten opslag, één op een andere locatie. Voor een gezin betekent dat in de praktijk: een papieren map thuis, een versleutelde digitale kopie in de vluchttas en nog een versleutelde kopie bij familie of in online opslag.

Versleuteling gebruikt een sleutel – hier je wachtzin – om bestanden om te zetten in wat willekeurige gegevens lijkt. Alleen wie de wachtzin kent, kan het terugdraaien. Goede, erkende methoden gelden als praktisch onkraakbaar als de wachtzin sterk is. Dat heeft een keerzijde: als je de wachtzin vergeet, kom je zelf ook niet meer bij de gegevens.

Kies eerst wat je wilt back-uppen: identiteitsbewijzen, geboorte- en huwelijksakten, verzekeringspolissen, huur- of eigendomsstukken, bank- en pensioendocumenten, vaccinatiebewijzen, medicatieschema's, foto's van de inboedel en een lijst met belangrijke contacten. Scan of fotografeer leesbaar en geef de bestanden consequent een naam, bijvoorbeeld “persoon_document_jaar”. Wie in een noodgeval moet zoeken, is blij met duidelijke mappen.

Versleutel de verzameling daarna met een erkende methode, zoals een versleuteld archief of een versleuteld opslagapparaat. Een sterke wachtzin is lang en uniek – bijvoorbeeld meerdere willekeurige woorden achter elkaar die je nergens anders gebruikt. Zo'n zin is makkelijker te onthouden dan een kort wachtwoord vol speciale tekens en toch heel moeilijk te raden.

Bewaar de wachtzin zo dat minstens één andere vertrouwde persoon er in een noodgeval bij kan, maar gescheiden van het opslagapparaat – bijvoorbeeld verzegeld in een envelop bij een vertrouwd persoon. Ook een papieren index van één pagina in de documentenmap helpt: welke documenten staan waar in de back-up en wie heeft toegang? De wachtzin zelf staat daar niet in.

Onversleutelde kopieën van identiteitsbewijs, bankgegevens en gezondheidsgegevens zijn bij verlies of diefstal een reëel risico op identiteitsmisbruik. Een usb-stick aan je sleutelbos of scans in je e-mailinbox zonder versleuteling zijn dus geen goed idee. Bewaar de bestanden ook in online opslag alleen in versleutelde vorm.

Pogingen tot fraude nemen na rampen toe. Oplichters doen zich telefonisch of per bericht voor als bank, verzekeraar of hulporganisatie. Geef nooit inloggegevens of wachtzinnen door via ongevraagde telefoontjes, berichten of links. Bel bij twijfel zelf terug op een nummer waarvan je zeker weet dat het klopt.

Een back-up die nooit is getest, is slechts een hoop. Opslagapparaten kunnen uitvallen, bestandsformaten verouderen en wachtzinnen worden gemakkelijker vergeten dan je denkt. Open de back-up daarom één keer per jaar op een ander apparaat, voer de wachtzin in en controleer of alle bestanden leesbaar zijn.

Voeg tegelijk nieuwe documenten toe, zoals een nieuw identiteitsbewijs of contract, en wis verouderde kopieën veilig. Als je onzeker bent over de techniek, vraag dan hulp aan een vertrouwd persoon. Het belangrijkste is dat uiteindelijk minstens twee mensen weten hoe ze bij de gegevens kunnen komen.

De digitale kopie vult de papieren map aan; ze vervangt hem niet. Papier werkt zonder stroom of apparaat, terwijl de digitale kopie, elders bewaard, brand en water overleeft. Of digitale kopieën door instanties of verzekeraars worden geaccepteerd, verschilt per land; vaak zijn nog originelen nodig. Maar de kopie versnelt de weg naar nieuwe documenten aanzienlijk.

Specifieke programma's of aanbieders worden hier bewust niet aanbevolen. Drie dingen tellen, wat je ook gebruikt: erkende versleuteling, meerdere opslaglocaties en regelmatige tests.