Belangrijke documenten en kopieën veiligstellen

Na een ramp begint vaak een lange weg langs instanties, banken en verzekeraars. Overal word je gevraagd wie je bent, wat je bezit en welke contracten je hebt. Kopieën versnellen dit, omdat je nummers, data en contactgegevens meteen bij de hand hebt in plaats van ze moeizaam bij elkaar te zoeken. Voor medische zorg helpt het ook als je het medicatieplan, allergieën en vaccinaties op papier hebt.

Het tweede idee is dingen op gescheiden plekken bewaren. Als originelen en kopieën in dezelfde kast liggen, kan één brand beide vernietigen. Een tweede back-up op een andere plek – bij een vertrouwd persoon in een andere regio of digitaal versleuteld – beschermt ertegen dat je alles tegelijk kwijtraakt.

Deze groepen zijn een goede leidraad: identiteitskaarten en paspoorten; geboorte- en huwelijksakten; verzekeringspolissen; bank- en rekeninggegevens; huur- of eigendomsdocumenten; certificaten en diploma's; voertuigpapieren; vaccinatieboekjes en medicatieplannen; volmachten en wilsverklaringen. Voeg een lijst met belangrijke telefoonnummers, artsen, verzekeringsnummers en allergieën toe. Welke documenten in jouw land vooral belangrijk zijn, kan verschillen – de lijst is een beginpunt, geen volledige opsomming.

Een vaak vergeten onderdeel is de inboedel. Als je één keer door je huis loopt en elke kamer en waardevolle spullen fotografeert of filmt, heb je later bewijs voor de verzekeraar. Het kost misschien een half uur en kan veel discussie en onzekerheid besparen.

De map zelf moet waterdicht zijn, bijvoorbeeld een afsluitbare documentenhoes of eenvoudige, goed gesloten vriezerzakken in een stevige ordner. Originelen die je zelden nodig hebt, kunnen er ook in of op een andere veilige plek worden bewaard.

Kopieën van identiteits- en bankpapieren zijn waardevol voor oplichters, omdat daarmee contracten kunnen worden gesloten of rekeningen kunnen worden geopend op andermans naam. Bewaar de map dus veilig en niet in het zicht. Bewaar digitale kopieën alleen versleuteld en met een sterk wachtwoord – nooit onversleuteld in een e-mailpostvak of op een gewone USB-stick.

Bij brand of ander direct gevaar: zoek niet naar documenten, ga meteen naar buiten, bel het lokale alarmnummer (112 in de EU). De map is bedoeld voor ordelijke evacuaties, niet voor situaties waarin elke seconde telt.

De map moet snel te pakken zijn, zodat je hem bij een evacuatie kunt meenemen – bijvoorbeeld naast de noodtas of erin. De kelder is ongeschikt, omdat die bij een overstroming als eerste getroffen wordt. Een plek op een hogere verdieping, droog en niet direct tegen een buitenmuur, is meestal beter.

Eén keer per jaar kijk je erin: zijn er identiteitsbewijzen verlopen? Zijn er nieuwe contracten, nieuwe verzekeringen, een nieuw gezinslid? Zijn telefoonnummers of medicijnen veranderd? Een vaste datum, bijvoorbeeld samen met het controleren van de noodtas, voorkomt dat de map verouderd raakt.

Elk land bepaalt of en waarvoor kopieën worden geaccepteerd. In veel gevallen heb je uiteindelijk nog originelen of opnieuw uitgegeven documenten nodig. De kopie vervangt ze niet, maar versnelt het proces, omdat de instantie meteen weet om welk document het gaat. Sommige instanties raden ook gewaarmerkte kopieën aan; vraag bij twijfel het bevoegde loket.

Een extra kopie bij familie in een andere regio is een eenvoudige en effectieve aanvulling. Als je hele woongebied getroffen is, ligt daar nog een complete set papieren te wachten.