Fazer backup digital dos documentos – criptografado

Um bom backup segue regras simples: várias cópias, em mídias diferentes, pelo menos uma delas em outro lugar. Entre profissionais, isso costuma ser conhecido como a regra prática “3-2-1”: três cópias, dois tipos diferentes de armazenamento, uma fora do local. Para uma família, isso significa na prática: uma pasta de papel em casa, uma cópia digital criptografada na mochila de emergência e outra cópia criptografada com parentes ou em armazenamento online.

A criptografia usa uma chave, aqui a sua frase-senha, para transformar arquivos em algo que parece dados aleatórios. Só quem conhece a frase-senha consegue reverter isso. Métodos bons e reconhecidos são considerados praticamente impossíveis de quebrar quando a frase-senha é forte. Isso tem um outro lado: se você esquecer a frase-senha, você mesmo também não consegue chegar aos dados.

Primeiro escolha o que guardar no backup: documentos de identidade, certidões de nascimento e de casamento, apólices de seguro, documentos de aluguel ou de propriedade, documentos bancários e de previdência, cadernetas de vacinação, planos de medicação, fotos do conteúdo da casa e uma lista de contatos importantes. Digitalize ou fotografe de forma legível e nomeie os arquivos de modo uniforme, por exemplo “pessoa_documento_ano”. Quem precisa procurar numa emergência vai agradecer por pastas claras.

Depois, criptografe o conjunto com um método reconhecido, como um arquivo compactado criptografado ou um dispositivo de armazenamento criptografado. Uma boa frase-senha é longa e única, por exemplo várias palavras aleatórias em sequência que você não usa em nenhum outro lugar. Ela é mais fácil de lembrar do que uma senha curta cheia de caracteres especiais e ainda assim muito difícil de adivinhar.

Guarde a frase-senha de modo que pelo menos uma outra pessoa de confiança tenha acesso numa emergência, mas separada do dispositivo de armazenamento, por exemplo lacrada em um envelope com uma pessoa de confiança. Um índice de uma página em papel na pasta de documentos também ajuda: quais documentos estão guardados onde e quem tem acesso? A frase-senha em si não é escrita ali.

Cópias sem criptografia de documentos de identidade, dados bancários e dados de saúde são um risco real de uso indevido da sua identidade se forem perdidas ou roubadas. Um pendrive no chaveiro ou digitalizações na caixa de e-mail sem criptografia, portanto, não são uma boa ideia. Também no armazenamento online, guarde os arquivos apenas de forma criptografada.

As tentativas de fraude aumentam depois de desastres. Golpistas se passam por banco, seguradora ou organização de ajuda por telefone ou mensagem. Nunca informe dados de acesso ou frases-senha em ligações, mensagens ou links não solicitados. Em caso de dúvida, ligue você mesmo de volta para um número que você conheça com certeza.

Um backup que nunca foi testado é só uma esperança. Dispositivos de armazenamento podem falhar, formatos de arquivo ficam obsoletos e frases-senha são esquecidas com mais facilidade do que se pensa. Por isso, uma vez por ano, abra o backup em outro aparelho, digite a frase-senha e confira se todos os arquivos podem ser lidos.

Ao mesmo tempo, acrescente documentos novos, como uma nova identidade ou um contrato, e apague com segurança as cópias desatualizadas. Se você não tem segurança com a tecnologia, peça ajuda a uma pessoa de confiança. O importante é que, no fim, pelo menos duas pessoas saibam como chegar aos dados.

A cópia digital complementa a pasta de papel; não a substitui. O papel funciona sem energia nem aparelho, enquanto a cópia digital, guardada em outro lugar, sobrevive a fogo e água. Se cópias digitais são aceitas por órgãos públicos ou seguradoras depende de cada país; muitas vezes ainda se exigem os originais. Mas a cópia acelera bastante o caminho até novos documentos.

Aqui, programas ou provedores específicos não são recomendados de propósito. Três coisas importam, seja qual for o que você use: criptografia reconhecida, vários locais de armazenamento e testes regulares.