Guardar documentos importantes e cópias com segurança

Depois de um desastre, muitas vezes começa um longo caminho por órgãos públicos, bancos e seguradoras. Em todo lugar perguntam quem você é, o que possui e quais contratos tem. Cópias aceleram isso, porque você tem números, datas e contatos à mão na hora, em vez de reuni-los com esforço. Para o atendimento médico também ajuda ter por escrito o plano de medicação, as alergias e as vacinas.

A segunda ideia é guardar as coisas em lugares separados. Se originais e cópias estiverem no mesmo armário, um único incêndio pode destruir os dois. Uma segunda cópia de segurança em outro lugar – com uma pessoa de confiança em outra região ou digitalmente criptografada – protege contra perder tudo ao mesmo tempo.

Estes grupos são um bom guia: documentos de identidade e passaportes; certidões de nascimento e de casamento; apólices de seguro; informações bancárias e de contas; documentos de aluguel ou de propriedade; certificados e diplomas; documentos do veículo; carteiras de vacinação e planos de medicação; procurações e diretivas antecipadas de vontade. Acrescente uma lista de telefones importantes, médicos, números de seguro e alergias. Quais documentos são especialmente importantes no seu país pode variar – a lista é um ponto de partida, não uma enumeração completa.

Uma parte muitas vezes esquecida são os bens da casa. Se você percorrer sua casa uma vez e fotografar ou filmar cada cômodo e os objetos de valor, depois terá provas para a seguradora. Isso pode levar meia hora e pode poupar muita disputa e incerteza.

A pasta em si deve ser à prova d'água, por exemplo uma bolsa de documentos com fecho hermético ou simples sacos de congelador bem fechados dentro de um fichário resistente. Originais de que você raramente precisa também podem ir nela ou ser guardados em outro lugar seguro.

Cópias de documento de identidade e de papéis bancários são valiosas para golpistas, porque poderiam ser usadas para assinar contratos ou abrir contas em nome de outra pessoa. Por isso, guarde a pasta com segurança e fora da vista. Guarde cópias digitais somente criptografadas e com uma senha forte – nunca sem criptografia numa caixa de e-mail ou num simples pen drive.

Num incêndio ou outro perigo imediato: não procure documentos, saia na hora e ligue para o número de emergência local (112 na UE). A pasta é pensada para evacuações organizadas, não para situações em que cada segundo conta.

A pasta precisa ser rápida de pegar, para que você possa levá-la numa evacuação – por exemplo, ao lado da mochila de emergência ou dentro dela. O porão não é adequado, porque é atingido primeiro numa enchente. Um lugar num andar de cima, seco e não encostado numa parede externa, costuma ser melhor.

Uma vez por ano você olha o que há dentro: algum documento de identidade venceu? Há contratos novos, seguros novos, um novo membro da família? Telefones ou medicamentos mudaram? Uma data fixa, por exemplo junto com a revisão da mochila de emergência, evita que a pasta fique desatualizada.

Cada país decide se e para que as cópias são aceitas. Em muitos casos, no fim você ainda vai precisar dos originais ou de documentos emitidos novamente. A cópia não os substitui, mas acelera o processo, porque o órgão sabe de imediato de que documento se trata. Alguns órgãos também recomendam cópias autenticadas; em caso de dúvida, pergunte ao órgão responsável.

Uma cópia extra com parentes em outra região é um complemento simples e eficaz. Se toda a sua área de moradia for atingida, um conjunto completo de documentos continua à espera lá.