Zabezpiecz dokumenty cyfrowo – z szyfrowaniem

Dobra kopia zapasowa opiera się na prostych zasadach: kilka kopii, na różnych nośnikach, co najmniej jedna w innym miejscu. Wśród fachowców znane jest to jako reguła „3-2-1” – trzy kopie, dwa różne rodzaje nośników, jedna poza domem. Dla rodziny oznacza to w praktyce: papierowa teczka w domu, zaszyfrowana kopia cyfrowa w plecaku ewakuacyjnym i kolejna zaszyfrowana kopia u krewnych lub w pamięci online.

Szyfrowanie używa klucza – tu twojego hasła – aby zamienić pliki w coś, co wygląda jak przypadkowe dane. Tylko ten, kto zna hasło, może je z powrotem odczytać. Dobre, uznane metody uchodzą za praktycznie nie do złamania, gdy hasło jest silne. Ma to drugą stronę: jeśli zapomnisz hasła, sam też nie dostaniesz się do danych.

Najpierw wybierz, co zabezpieczyć: dokumenty tożsamości, akty urodzenia i małżeństwa, polisy ubezpieczeniowe, dokumenty najmu lub własności, dokumenty bankowe i emerytalne, książeczki szczepień, plany przyjmowania leków, zdjęcia wyposażenia domu i listę ważnych kontaktów. Skanuj lub fotografuj czytelnie i nazywaj pliki konsekwentnie, na przykład „osoba_dokument_rok”. Kto w razie nagłej potrzeby musi czegoś szukać, będzie wdzięczny za czytelne foldery.

Potem zaszyfruj zbiór uznaną metodą, na przykład zaszyfrowanym archiwum lub zaszyfrowanym nośnikiem. Silne hasło jest długie i unikalne – na przykład kilka losowych słów z rzędu, których nie używasz nigdzie indziej. Łatwiej je zapamiętać niż krótkie hasło pełne znaków specjalnych, a nadal jest bardzo trudne do odgadnięcia.

Przechowuj hasło tak, by w razie potrzeby co najmniej jedna zaufana osoba miała do niego dostęp, ale oddzielnie od nośnika – na przykład zapieczętowane w kopercie u zaufanej osoby. Pomaga też jednostronicowy papierowy spis w teczce z dokumentami: które dokumenty są zabezpieczone gdzie i kto ma dostęp? Samego hasła się tam nie zapisuje.

Niezaszyfrowane kopie dowodu, danych bankowych i danych o zdrowiu to realne ryzyko wykorzystania tożsamości w razie utraty lub kradzieży. Pendrive na breloku do kluczy lub skany w skrzynce e-mail bez szyfrowania to więc zły pomysł. Także w pamięci online trzymaj pliki wyłącznie w postaci zaszyfrowanej.

Po katastrofach rosną próby oszustw. Oszuści podszywają się pod bank, ubezpieczyciela lub organizację pomocową przez telefon lub wiadomość. Nigdy nie podawaj danych logowania ani haseł w odpowiedzi na niezamówione telefony, wiadomości lub linki. W razie wątpliwości oddzwoń sam pod numer, który na pewno znasz.

Kopia zapasowa, której nigdy nie sprawdzono, jest tylko nadzieją. Nośniki mogą zawieść, formaty plików się starzeją, a hasła zapomina się łatwiej, niż myślisz. Dlatego raz w roku otwórz kopię na innym urządzeniu, wpisz hasło i sprawdź, czy wszystkie pliki da się odczytać.

Przy okazji dodaj nowe dokumenty, na przykład nowy dowód osobisty lub umowę, i bezpiecznie usuń nieaktualne kopie. Jeśli technika cię przerasta, poproś o pomoc zaufaną osobę. Ważne, by na końcu co najmniej dwie osoby wiedziały, jak dotrzeć do danych.

Kopia cyfrowa uzupełnia papierową teczkę, ale jej nie zastępuje. Papier działa bez prądu i bez urządzenia, a kopia cyfrowa, przechowywana gdzie indziej, przetrwa ogień i wodę. To, czy urzędy lub ubezpieczyciele uznają kopie cyfrowe, zależy od kraju; często nadal wymagane są oryginały. Ale kopia znacznie przyspiesza drogę do nowych dokumentów.

Konkretnych programów ani dostawców celowo tu nie polecamy. Niezależnie od tego, czego używasz, liczą się trzy rzeczy: uznane szyfrowanie, kilka miejsc przechowywania i regularne testy.