Salvare i documenti in digitale – cifrati

Un buon backup segue regole semplici: più copie, su supporti diversi, almeno una in un altro luogo. Tra i professionisti è spesso nota come regola empirica del «3-2-1»: tre copie, due tipi diversi di supporto, una fuori sede. Per una famiglia significa in pratica: una cartella cartacea a casa, una copia digitale crittografata nello zaino di emergenza e un'altra copia crittografata presso parenti o in archiviazione online.

La crittografia usa una chiave, qui la tua passphrase, per trasformare i file in quelli che sembrano dati casuali. Solo chi conosce la passphrase può ritrasformarli. I metodi buoni e riconosciuti sono considerati praticamente inviolabili quando la passphrase è robusta. Questo ha un rovescio della medaglia: se dimentichi la passphrase, non riesci più ad accedere ai dati nemmeno tu.

Per prima cosa scegli cosa salvare: documenti d'identità, certificati di nascita e di matrimonio, polizze assicurative, contratti d'affitto o titoli di proprietà, documenti bancari e pensionistici, libretti delle vaccinazioni, piani dei farmaci, foto del contenuto della casa e un elenco di contatti importanti. Scansiona o fotografa in modo leggibile e dai ai file nomi coerenti, per esempio «persona_documento_anno». Chi in un'emergenza deve cercare, sarà felice di trovare cartelle chiare.

Poi crittografa la raccolta con un metodo riconosciuto, come un archivio crittografato o un dispositivo di memoria crittografato. Una passphrase robusta è lunga e unica, per esempio diverse parole casuali di fila che non usi da nessun'altra parte. È più facile da ricordare di una password corta piena di caratteri speciali ed è comunque molto difficile da indovinare.

Conserva la passphrase in modo che almeno un'altra persona di fiducia possa accedervi in caso di emergenza, ma separata dal dispositivo di memoria, per esempio sigillata in una busta presso una persona di fiducia. Aiuta anche un indice cartaceo di una pagina nella cartella dei documenti: quali documenti sono salvati dove e chi ha accesso? La passphrase stessa non va scritta lì.

Copie non crittografate di documento d'identità, dati bancari e dati sanitari sono un vero rischio di uso improprio dell'identità in caso di smarrimento o furto. Una chiavetta USB sul portachiavi o scansioni nella casella di posta senza crittografia non sono quindi una buona idea. Anche nell'archiviazione online conserva i file solo in forma crittografata.

I tentativi di truffa aumentano dopo i disastri. I truffatori si spacciano per una banca, un'assicurazione o un'organizzazione di soccorso per telefono o messaggio. Non comunicare mai dati di accesso o passphrase in risposta a chiamate, messaggi o link non richiesti. In caso di dubbio, richiama tu stesso a un numero che conosci con certezza.

Un backup che non è mai stato verificato è solo una speranza. I dispositivi di memoria possono guastarsi, i formati dei file diventare obsoleti e le passphrase si dimenticano più facilmente di quanto pensi. Quindi una volta all'anno apri il backup su un altro dispositivo, inserisci la passphrase e controlla che tutti i file siano leggibili.

Allo stesso tempo, aggiungi i documenti nuovi, come una nuova carta d'identità o un contratto, e cancella in modo sicuro le copie obsolete. Se non sei sicuro con la tecnologia, fatti aiutare da una persona di fiducia. L'importante è che alla fine almeno due persone sappiano come accedere ai dati.

La copia digitale integra la cartella cartacea, non la sostituisce. La carta funziona senza corrente né dispositivi, mentre la copia digitale, conservata altrove, sopravvive a fuoco e acqua. Se le copie digitali siano accettate da autorità o assicurazioni dipende da ogni paese; spesso servono ancora gli originali. Ma la copia accelera notevolmente il percorso per ottenere nuovi documenti.

Programmi o fornitori specifici non sono volutamente consigliati qui. Contano tre cose, qualunque cosa tu usi: crittografia riconosciuta, più luoghi di conservazione e verifiche regolari.