Hacer copia de seguridad digital de los documentos: cifrada

Una buena copia de seguridad sigue reglas sencillas: varias copias, en soportes distintos, al menos una de ellas en otro lugar. Entre los profesionales suele conocerse como la regla práctica «3-2-1»: tres copias, dos tipos de almacenamiento distintos, una fuera de casa. Para una familia significa en la práctica: una carpeta de papel en casa, una copia digital cifrada en la mochila de emergencia y otra copia cifrada con familiares o en almacenamiento en línea.

El cifrado usa una clave, aquí tu frase de contraseña, para convertir los archivos en lo que parecen datos aleatorios. Solo quien conozca la frase de contraseña puede revertirlo. Los métodos buenos y reconocidos se consideran prácticamente imposibles de descifrar cuando la frase de contraseña es fuerte. Eso tiene un reverso: si olvidas la frase de contraseña, tampoco tú puedes acceder a los datos.

Primero elige qué guardar: documentos de identidad, actas de nacimiento y matrimonio, pólizas de seguros, documentos de alquiler o de propiedad, documentos bancarios y de pensiones, cartillas de vacunación, planes de medicación, fotos del contenido del hogar y una lista de contactos importantes. Escanea o fotografía de forma legible y nombra los archivos de manera coherente, por ejemplo «persona_documento_año». Quien tenga que buscar en una emergencia agradecerá unas carpetas claras.

Después cifra la colección con un método reconocido, como un archivo comprimido cifrado o un dispositivo de almacenamiento cifrado. Una frase de contraseña fuerte es larga y única, por ejemplo varias palabras al azar seguidas que no uses en ningún otro sitio. Es más fácil de recordar que una contraseña corta llena de caracteres especiales y aun así muy difícil de adivinar.

Guarda la frase de contraseña de modo que al menos otra persona de confianza tenga acceso en una emergencia, pero separada del dispositivo de almacenamiento, por ejemplo en un sobre cerrado en manos de una persona de confianza. También ayuda un índice en papel de una página en la carpeta de documentos: qué documentos están guardados dónde y quién tiene acceso. La frase de contraseña en sí no se escribe ahí.

Las copias sin cifrar de documentos de identidad, datos bancarios y datos de salud son un riesgo real de suplantación de identidad si se pierden o se roban. Por eso no es buena idea una memoria USB en el llavero ni escaneos en tu bandeja de correo sin cifrado. También en el almacenamiento en línea, guarda los archivos solo cifrados.

Los intentos de fraude aumentan tras los desastres. Los estafadores se hacen pasar por un banco, una aseguradora o una organización de ayuda por teléfono o mensaje. No facilites nunca datos de acceso ni frases de contraseña a través de llamadas, mensajes o enlaces no solicitados. En caso de duda, devuelve tú mismo la llamada a un número que conozcas con certeza.

Una copia de seguridad que nunca se ha probado es solo una esperanza. Los dispositivos de almacenamiento pueden fallar, los formatos de archivo quedan obsoletos y las frases de contraseña se olvidan con más facilidad de lo que crees. Por eso, una vez al año, abre la copia en otro dispositivo, introduce la frase de contraseña y comprueba que todos los archivos se pueden leer.

Al mismo tiempo, añade los documentos nuevos, como un documento de identidad o un contrato nuevos, y elimina de forma segura las copias obsoletas. Si no te sientes seguro con la tecnología, pide ayuda a una persona de confianza. Lo importante es que, al final, al menos dos personas sepan cómo acceder a los datos.

La copia digital complementa la carpeta de papel; no la sustituye. El papel funciona sin corriente ni dispositivo, mientras que la copia digital, guardada en otro lugar, sobrevive al fuego y al agua. Que las autoridades o las aseguradoras acepten copias digitales depende de cada país; a menudo aún se exigen los originales. Pero la copia acelera mucho el camino para obtener documentos nuevos.

Aquí no se recomiendan a propósito programas ni proveedores concretos. Importan tres cosas, uses lo que uses: un cifrado reconocido, varios lugares de almacenamiento y pruebas periódicas.