Sauvegarder les documents numériquement – chiffrés

Une bonne sauvegarde suit des règles simples : plusieurs copies, sur des supports différents, dont au moins une dans un autre lieu. Chez les professionnels, on parle souvent de la règle empirique « 3-2-1 » : trois copies, deux types de stockage différents, une hors site. Pour une famille, cela signifie concrètement : un classeur papier à la maison, une copie numérique chiffrée dans le sac d'urgence et une autre copie chiffrée chez des proches ou dans un stockage en ligne.

Le chiffrement utilise une clé, ici votre phrase secrète, pour transformer les fichiers en ce qui ressemble à des données aléatoires. Seule la personne qui connaît la phrase secrète peut les remettre en clair. Les bonnes méthodes reconnues sont considérées comme pratiquement inviolables lorsque la phrase secrète est solide. Cela a un revers : si vous oubliez la phrase secrète, vous ne pouvez plus accéder vous-même aux données.

Choisissez d'abord ce qu'il faut sauvegarder : pièces d'identité, actes de naissance et de mariage, contrats d'assurance, documents de location ou de propriété, documents bancaires et de retraite, carnets de vaccination, plans de médication, photos du contenu du logement et liste des contacts importants. Numérisez ou photographiez de façon lisible et nommez les fichiers de manière cohérente, par exemple « personne_document_année ». Celui qui doit chercher en situation d'urgence sera heureux de trouver des dossiers clairs.

Chiffrez ensuite l'ensemble avec une méthode reconnue, comme une archive chiffrée ou un support de stockage chiffré. Une bonne phrase secrète est longue et unique, par exemple plusieurs mots aléatoires à la suite que vous n'utilisez nulle part ailleurs. Elle est plus facile à retenir qu'un mot de passe court rempli de caractères spéciaux et reste très difficile à deviner.

Conservez la phrase secrète de façon qu'au moins une autre personne de confiance y ait accès en cas d'urgence, mais séparément du support de stockage, par exemple scellée dans une enveloppe confiée à une personne de confiance. Un index papier d'une page dans le classeur de documents est également utile : quels documents sont sauvegardés où, et qui y a accès ? La phrase secrète elle-même n'y est pas notée.

Des copies non chiffrées de pièces d'identité, de coordonnées bancaires et de données de santé représentent un risque réel d'usurpation d'identité en cas de perte ou de vol. Une clé USB sur votre porte-clés ou des numérisations dans votre boîte mail sans chiffrement ne sont donc pas une bonne idée. Dans un stockage en ligne aussi, ne conservez les fichiers que sous forme chiffrée.

Les tentatives d'escroquerie augmentent après les catastrophes. Des fraudeurs se font passer par téléphone ou par message pour une banque, une assurance ou une organisation humanitaire. Ne communiquez jamais d'identifiants de connexion ni de phrases secrètes lors d'appels, de messages ou de liens non sollicités. En cas de doute, rappelez vous-même à un numéro dont vous êtes certain.

Une sauvegarde qui n'a jamais été testée n'est qu'un espoir. Les supports de stockage peuvent tomber en panne, les formats de fichiers devenir obsolètes, et les phrases secrètes s'oublient plus facilement qu'on ne le pense. Une fois par an, ouvrez donc la sauvegarde sur un autre appareil, saisissez la phrase secrète et vérifiez que tous les fichiers sont lisibles.

En même temps, ajoutez les nouveaux documents, comme une nouvelle pièce d'identité ou un nouveau contrat, et supprimez de façon sécurisée les copies obsolètes. Si vous n'êtes pas sûr de la technique, faites-vous aider par une personne de confiance. L'essentiel est qu'au final, au moins deux personnes sachent comment accéder aux données.

La copie numérique complète le classeur papier ; elle ne le remplace pas. Le papier fonctionne sans électricité ni appareil, tandis que la copie numérique, conservée ailleurs, survit au feu et à l'eau. L'acceptation des copies numériques par les autorités ou les assurances dépend de chaque pays ; les originaux sont souvent encore exigés. Mais la copie accélère considérablement les démarches pour obtenir de nouveaux documents.

Aucun programme ni fournisseur précis n'est volontairement recommandé ici. Trois choses comptent, quel que soit ce que vous utilisez : un chiffrement reconnu, plusieurs lieux de stockage et des tests réguliers.