Sauvegarder les documents importants et leurs copies

Après une catastrophe commence souvent un long parcours auprès des administrations, des banques et des assureurs. Partout, on vous demande qui vous êtes, ce que vous possédez et quels contrats vous avez. Les copies accélèrent les choses, car vous avez tout de suite sous la main numéros, dates et contacts, au lieu de devoir les reconstituer laborieusement. Pour les soins médicaux aussi, il est utile d'avoir par écrit le plan de médication, les allergies et les vaccinations.

La deuxième idée est de garder les choses dans des endroits séparés. Si les originaux et les copies sont dans le même placard, un seul incendie peut détruire les deux. Une seconde sauvegarde ailleurs – chez une personne de confiance dans une autre région ou en version numérique chiffrée – protège contre la perte simultanée de tout.

Ces groupes sont un bon repère : cartes d'identité et passeports ; actes de naissance et de mariage ; contrats d'assurance ; informations bancaires et de compte ; documents de location ou de propriété ; certificats et diplômes ; papiers du véhicule ; carnets de vaccination et plans de médication ; procurations et directives anticipées. Ajoutez une liste de numéros de téléphone importants, de médecins, de numéros d'assurance et d'allergies. Les documents particulièrement importants dans votre pays peuvent différer – la liste est un point de départ, pas une énumération complète.

Un élément souvent oublié est le contenu du logement. Si vous faites une fois le tour de votre logement et que vous photographiez ou filmez chaque pièce et les objets de valeur, vous aurez plus tard des preuves pour l'assureur. Cela peut prendre une demi-heure et éviter beaucoup de litiges et d'incertitudes.

Le classeur lui-même devrait être étanche, par exemple une pochette à documents refermable ou de simples sacs de congélation bien fermés à l'intérieur d'un classeur solide. Les originaux dont vous avez rarement besoin peuvent aussi y être rangés ou conservés dans un autre endroit sûr.

Les copies de pièces d'identité et de documents bancaires ont de la valeur pour les fraudeurs, car elles pourraient servir à signer des contrats ou à ouvrir des comptes au nom d'autrui. Gardez donc le classeur en lieu sûr et hors de vue. Ne conservez les copies numériques que chiffrées et avec un mot de passe robuste – jamais non chiffrées dans une boîte de messagerie ou sur une simple clé USB.

En cas d'incendie ou d'un autre danger immédiat : ne cherchez pas de documents, sortez tout de suite, appelez le numéro d'urgence local (112 dans l'UE). Le classeur est prévu pour des évacuations organisées, pas pour des situations où chaque seconde compte.

Le classeur doit pouvoir être saisi rapidement pour être emporté en cas d'évacuation – par exemple à côté du sac d'évacuation ou à l'intérieur. La cave ne convient pas, car elle est touchée en premier lors d'une inondation. Un endroit à l'étage, au sec et pas directement contre un mur extérieur, est généralement préférable.

Une fois par an, vous jetez un coup d'œil à l'intérieur : des pièces d'identité ont-elles expiré ? Y a-t-il de nouveaux contrats, de nouvelles assurances, un nouveau membre de la famille ? Des numéros de téléphone ou des médicaments ont-ils changé ? Une date fixe, par exemple en même temps que la vérification du sac d'évacuation, évite que le classeur ne soit périmé.

Chaque pays décide si les copies sont acceptées et pour quels usages. Dans de nombreux cas, vous aurez de toute façon besoin à la fin des originaux ou de documents refaits. La copie ne les remplace pas, mais elle accélère la démarche, car l'administration sait immédiatement de quel document il s'agit. Certaines administrations recommandent aussi des copies certifiées conformes ; en cas de doute, renseignez-vous auprès du service compétent.

Une copie supplémentaire chez des proches dans une autre région est un complément simple et efficace. Si toute votre région d'habitation est touchée, un jeu complet de documents vous y attend toujours.